BARONA TYÖKYKYPALVELUT: TIETOSUOJASELOSTE

Viimeisin muokkauspäivä: 13.2.2020

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Barona Työkykypalvelut Oy (myöhemmin Barona) on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa sitä, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi ammatillisen kuntoutuksen, työurahuollon sekä uudelleenohjauspalvelujen tuottamisessa. Tarvitsemme henkilötietojasi palvelun tuottamiseksi, jotta voimme tarjota sinulle muun muassa ammatinvalinnan ohjausta, selvitellä työllistymis- ja koulutuspolkuja sekä auttaa sinua työkokeilumahdollisuuksien etsinnässä.

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu suostumukseesi, jonka pyydämme sinulta palvelun alkuvaiheessa. Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Lisäksi voit halutessasi pyytää yksilöivien henkilötietojesi poistamista rekistereistämme. Sinulla on myös oikeus tarkastaa ja oikaista tietoja, joita olemme sinusta keränneet tai vastustaa tai vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, mikäli epäilet että tiedot eivät joiltain osin pidä paikkaansa. Sinulla on myös tietyissä tilanteissa oikeus tulla unohdetuksi, jolloin poistamme kaikki sinusta keräämämme tiedot, jos niitä ei enää alkuperäisiin tarkoituksiin. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä. Henkilötietojen käyttöä ja käsittelyä sekä oikeuksiasi kuvataan alla tarkemmin.

 

1. MIKSI KERÄÄMME HENKILÖTIETOJA JA MIHIN NIITÄ KÄYTETÄÄN?

Henkilötietojasi käytetään ammatillisen kuntoutuksen, työurahuollon sekä uudelleenohjauspalvelujen tuottamisessa. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia palveluidemme tuottamiseksi ja kehittämiseksi.

Suostumuksen antaminen henkilötietojesi käsittelyyn on vapaaehtoista, eikä esimerkiksi lain tai sopimuksen määrittämä velvollisuus. Palveluidemme tuottaminen edellyttää henkilötietojesi käsittelyä ja mikäli emme saa sinulta suostumusta tai peruutat jo annetun suostumuksen, palvelun tuottaminen kohdallasi keskeytyy tai estyy.  Henkilötiedot kerätään sinulta itseltäsi sekä muista erikseen suostumuslomakkeella mainituista lähteistä. Muista lähteistä saatavat tiedot kerätään antamasi suostumuksen perusteella tai lain sallimissa rajoissa asiakassuhteemme aikana. Tarvittaessa voimme myös kerätä tietoja ulkopuoliselta hoitotaholtasi, kun kanssasi on erikseen tästä sovittu.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Ohjaus- tai kuntoutusasiasi edistämiseksi ja palveluidemme tuottamiseksi keräämme sinulta suostumuksellasi yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen seuraaviin toimenpiteisiin:

  • Kuntoutusmahdollisuuksien selvittäminen ja/tai kuntoutus- tai ohjaussuunnitelman laadinta ja toteuttaminen. Suunnitelman laatimiseksi keräämme suoraan sinulta tietoja muun muassa pääasiallisesta tulonlähteestäsi, työkykyrajoitteistasi sekä työ- ja koulutushistoriastasi.
  • Toiminnanohjaus, analysointi ja laadun varmistaminen. Keräämme tietojasi toiminnanohjausjärjestelmäämme tuottaaksemme laadukasta palvelua. Keräämme yhteystietojesi lisäksi tietoa palvelun etenemisestä, tiedot pääasiallisesta tulonlähteestäsi sekä toimeksiannon rajauksen. Järjestelmään pääsy on rajattu vain niille henkilöille, joiden työ sitä edellyttää.
  • Tilaajasuhteen hoitaminen ja laskutus. Tarvitsemme tunnistetietojasi, kuten nimeäsi ja henkilötunnustasi, jotta voimme raportoida toimeksiantosi etenemisestä sekä toimittaa tilaajalle tiedot laskun .

Henkilötietojesi käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa. Automaattisella päätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti ihmisen osallistumatta päätöksen tekoon.

2. MITÄ TIETOJA SINUSTA TALLENNETAAN? TALLENNETAANKO MYÖS ARKALUONTEISIA TIETOJA?

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat nimesi ja henkilötunnuksesi sekä yhteystietosi, kuten puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja asuinpaikkakuntasi. Tallennamme myös ohjauspalveluihin liittyviä tausta- ja tilaustietoja, kuten pääasiallisen tulonlähteesi sekä mahdollisen tapaturmavakuutusyhtiön määrittämän vahinkonumeron tai eläkevakuutusyhtiön antamat taustatiedot, esimerkiksi tiedon sellaisen koulutuslinjan tukemisesta, joka johtaa fyysisesti kevyisiin työtehtäviin.

Osa keräämistämme tiedoista on arkaluonteisia ja säilytämme arkaluonteisia henkilötietoja ammatillisen kuntoutuksen, työkykyyn ja työuraan liittyvien ohjauspalveluiden tuottamiseksi sekä toiminnanohjausta varten. Erityisillä henkilötietoryhmillä eli niin sanotuilla ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai am­mattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyt­täytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.

Rekisteriimme tallennettavia arkaluonteisia henkilötietoja ovat: pääasiallinen toimeentulon lähde (esimerkiksi kuntoutustuki ja sen voimassaolo), vahinkonumero (tapaturma- ja liikennevahinkotapaukset) sekä toimeksiannon rajaus.  Arkaluonteisia tietoja käsitellään huolellisesti ja tietosuoja-asetuksen 9.2 (a) artiklan perusteella. Käsittelemme arkaluonteisia tietojasi ainoastaan nimenomaisen suostumuksesi perusteella.

 

3. KENELLE JA MISSÄ TILANTEISSA LUOVUTAMME TAI SIIRRÄMME TIETOJASI?

Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

  • Tietoja voidaan erillisellä luvallasi siirtää kuntoutustyötä tuottaville sopimusyhteistyökumppaneille psykologin arviointien toteuttamisessa tai Bravedo-konsernin sisäisille toimijoille. Konsernin sisäisiä toimijoita voivat olla konsernin psykologit sekä eri toimialojen rekrytoijat, silloin kun kanssasi on erikseen sovittu näiden henkilöiden osallistumisesta prosessiin. Sopimusyhteistyökumppaneilla tarkoitetaan tässä ulkoisia verkostopsykologeja, jotka voivat tuottaa psykologisia arviointeja kuntoutustyön tueksi.
  • Tietoja voidaan siirtää tarvittaessa ja luvallasi ammatillisen kuntoutuksen työkokeilu- tai työhönvalmennuspaikan tarjoavalle työnantajalle sinulle sopivan työtehtävän löytämiseksi.
  • Saatamme joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys. Teemme näin ainoastaan pätevästä tuomioistuimen päätöksestä tai viranomaisen määräyksestä tai haasteesta.
  • Yrityskauppojen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä hankkiva osapuoli voi saada pääsyn olennaisiin asiakastietoihin. Kaikkien henkilötietojen luottamuksellisuus taataan tällaisessa tilanteessa salassapitosopimuksin.
  • Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme tekniseen ylläpitoon ja kehitykseen myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia, esimerkiksi Wunderdog Oy:n nimetyt kehittäjät, joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tie­to­jasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan ta­sos­ta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille o­sapuolille.

 

4. MITEN HUOLEHDIMME TIETOJESI TURVALLISESTA KÄSITTELYSTÄ?

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja hä­vi­ä­mi­sel­tä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa pa­lo­muu­ri­en, monitoroinnin, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Pääsy henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kuluvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä nii­den valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oi­keus.

 

5. MITÄ OIKEUKSIA SINULLA ON LIITTYEN HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELYYN?

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me niitä käytämme. Tietyissä tapauksissa si­nulla on oikeus tulla unohdetuksi tai pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Kuvaamme alla mitä oi­keuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

  • Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjäjälle (tietosuoja.tyokykypalvelut@barona.fi tai Töölönlahdenkatu 3 B  2. krs, 00100 Helsinki). Mikäli peruutat suostumuksesi, palvelun tarjoaminen keskeytyy.

  • Oikeus tarkastaa ja oikaista tietojasi

Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada var­mis­tus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, e­pä­tar­kat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

  • Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista ra­joit­ta­mis­ta, kunnes olemme varmistaneet tietojen . Lisäksi tietojen käsittelyä voidaan väliaikaisesti rajoittaa myös muissa tietosuoja-asetukseen määritetyissä tilanteissa. Tällainen tilanne voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittely on mahdollisesti lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojen poistamista tai silloin, kun tarvitset henkilötietojasi oikeusvaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi. Tietojen käsittelyä voidaan väliaikaisesti rajoittaa myös silloin, kun vastustat henkilötietojesi käsittelyä ja odotat sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän perusteet käsittelylle rekisteröidyn edut.

  • Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tai anonymisoimme kaikki meidän sinusta ke­rää­mäm­me tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin ke­rät­tiin, eikä meillä ole erityistä lakisääteistä velvoitetta säilyttää tietoa. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja pe­ruu­tat suostumuksesi.

  • Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muo­dos­sa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle pal­ve­lun­tar­jo­ajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle re­kis­te­rin­pi­tä­jäl­le pyynnöstäsi. Tämä on mahdollista vain sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suos­tumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meil­le.

  • Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus paikalliselle henkilötietojesi käsittelystä (linkki tietosuojavaltuutetun sivulle: https://tietosuoja.fi/etusivu). Suosittelemme kuitenkin, että olet ensin yhteydessä tietosuojaselosteen lopussa mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tietojesi tarkastus- tai poistopyynnöt, käsittelyn rajoittamiseen liittyvät pyynnöt tai siirtopyynnöt tulee osoittaa sähköpostitse osoitteeseen:
tietosuoja.tyokykypalvelut@barona.fi

tai postitse osoitteeseen: 
Barona Työkykypalvelut Oy
Kalle Pulkkanen / Tietosuoja
Töölönlahdenkatu 3 B  2. krs 
00100 Helsinki 


Tietojesi etsimiseksi ja tietopyyntösi varmentamiseksi sinun tulee toimittaa pyynnön yhteydessä nimesi ja yhteystietosi. Saatuamme yhteystietosi tunnistamme sinut vielä erikseen. Lähtökohtaisesti tunnistautuminen tapahtuu puhelimitse. Vastaamme pyyntöösi toivomallasi tavalla joko sähköpostitse tai ilmoittamaasi postiosoitteeseen.

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen yllä mainittuihin oikeuksiisi, ota meihin yhteyttä: tietosuoja.tyokykypalvelut@barona.fi
Barona Työkykypalvelut Oy
Kalle Pulkkanen / Tietosuoja
Töölönlahdenkatu 3 B  2. krs
00100 Helsinki.

 

6. MITEN SÄILYTÄMME TIETOJASI?

Säilytämme sinun tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen [1] kohdassa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa tai siihen asti, että saamme sinulta .

Pääsääntöisesti poistamme henkilötietosi yhden vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä. Henkilötietosi anonymisoidaan, eli tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa. Säilytämme anonymisoidut tiedot, jotta voimme analysoida ja kehittää palveluitamme. Ammatillisen kuntoutuksen, työurahuollon ja uudelleenohjauspalveluiden prosessien aikana voidaan suostumuksellasi käsitellä henkilötietoja sisältäviä dokumentteja. Tällaisia ovat esimerkiksi työnhaun valmennuksen tai työkokeilumahdollisuuksien yhteydessä käsiteltävät työhakemukset tai ansioluettelot. Tällaiset henkilötietoja sisältävät dokumentit poistetaan pysyvästi kolmen (3) kuukauden kuluessa asiakassuhteesi päättymisestä.

 

7. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tie­to­suo­ja­se­los­tetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Tarvittaessa voimme myös il­moit­taa muutoksista suoraan .

 

8.REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT 

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:

Barona Työkykypalvelut Oy
Kalle Pulkkanen
tietosuoja.tyokykypalvelut@barona.fi

Barona on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. 
Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:
Barona Työkykypalvelut Oy

Y-tunnus 1970081-6

Töölönlahdenkatu 3 B  2. krs
00100 Helsinki.
Puh. 020 198 3460 (vaihde)