BARONA TYÖKYKYPALVELUT: DATASKYDDSBESKRIVNING

Ditt integritetsskydd är viktigt för oss. Barona Työkykypalvelut Oy (nedan Barona) har därför förbundit sig att skydda din integritet på bästa möjliga sätt och att behandla dina personuppgifter transparent enligt gällande lag och god dataskyddspraxis.

 Denna dataskyddsbeskrivning beskriver hur vi samlar in, behandlar och skyddar dina personuppgifter i anslutning till yrkesinriktad rehabilitering, karriärservice och omställningstjänster. Vi behöver dina personuppgifter när vi levererar en tjänst, bland annat för att vi ska kunna erbjuda dig handledning vid yrkesval, utreda sysselsättnings- och utbildningsmöjligheter samt hjälpa dig att söka efter möjlig arbetsprövning.

 Insamlingen och behandlingen av personuppgifterna grundar sig på ditt samtycke, som vi ber dig om innan vi börjar leverera tjänsten. Du har rätt att när som helst återkalla samtycket och i så fall tar vi bort alla dina personuppgifter ur vårt register. Du har också rätt att kontrollera och rätta till de uppgifter vi samlat in om dig, invända mot behandling eller kräva att behandlingen tillfälligt begränsas, ifall du misstänker att en del av uppgifterna inte är korrekta. I vissa situationer har du också rätt att bli bortglömd, och då tar vi bort alla uppgifter som vi samlat in om dig, om de inte längre behövs för sitt ursprungliga syfte. Du har också rätt att lämna in ett klagomål om hur dina personuppgifter behandlas. Hur personuppgifterna används och behandlas samt dina rättigheter beskrivs mer ingående nedan.

1. HUR SAMLAR VI IN PERSONUPPGIFTER OCH FÖR VILKET ÄNDAMÅL ANVÄNDS DE?

Dina personuppgifter används för att vi ska kunna tillhandahålla yrkesinriktad rehabilitering, karriärservice och omställningstjänster. Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter bara i den utsträckning som de behövs för att vi ska kunna tillhandahålla och utveckla våra tjänster.

Läs mera om hur vi behandlar dina personuppgifter här

Ditt samtycke till behandling av personuppgifter är frivilligt, inte en skyldighet som åläggs till exempel i lag eller i ett avtal. För att vi ska kunna leverera våra tjänster måste vi kunna behandla dina personuppgifter. Om vi inte får ditt samtycke eller om du återkallar samtycket, kan vi inte längre tillhandahålla dig tjänsten i fråga, utan den avbryts eller förhindras.  Vi samlar in personuppgifter direkt av dig samt från andra källor som nämns separat i samtyckesblanketten. Uppgifter från andra källor samlas in under kundrelationen på basis av ditt samtycke eller inom lagens gränser. Vid behov kan vi också samla in uppgifter från en extern vårdaktör, om vi kommit överens om det med dig.

Syftet med behandlingen avgör vilka uppgifter vi samlar in, i vilken situation och för vilket ändamål. För att föra ditt handlednings- eller rehabiliteringsärende framåt och leverera våra tjänster samlar vi med ditt samtycke in kontaktuppgifter och andra uppgifter som behövs för följande åtgärder:

  • Utredning av rehabiliteringsmöjligheter och/eller upprättande och genomförande av en rehabiliterings- eller handledningsplan. För att upprätta planen samlar vi direkt av dig in uppgifter om bland annat din försörjning, begränsningar i arbetsförmågan samt om din arbets- och utbildningsbakgrund.
  • Verksamhetsstyrning, analysering och kvalitetssäkring. Vi samlar in dina uppgifter till vårt verksamhetsstyrningssystem för att kunna leverera en kvalitativ tjänst. Förutom dina kontaktuppgifter samlar vi in uppgifter om hur tjänsten framskrider, uppgifter om din försörjning samt avgränsning av uppdraget. Tillträdet till systemet är begränsat endast till de personer som behöver det för sitt arbete.
  • Vård av beställarrelation och fakturering. Vi behöver dina identitetsuppgifter, såsom ditt namn och din personbeteckning, för att kunna rapportera om hur uppdraget framskrider och sända beställaren information om hur fakturan kan allokeras.

Vid behandlingen av dina personuppgifter används inte automatiserat beslutsfattande. Med ett automatiserat beslut avses ett beslut som fattas helt och hållet automatiskt utan att en person deltar i beslutsfattandet.

2. VILKA UPPGIFTER SPARAS OM DIG? SPARAS ÄVEN KÄNSLIGA UPPGIFTER?

De uppgifter som sparas i registret är ditt namn och din personbeteckning samt dina kontaktuppgifter, såsom ditt telefonnummer, din e-postadress och din boningsort. Vi sparar också bakgrunds- och beställningsuppgifter i anslutning till handledningstjänsterna, såsom din försörjning samt eventuellt skadenummer hos ett olycksfallsförsäkringsbolag eller bakgrundsuppgifter som vi fått av ett pensionsförsäkringsbolag, exempelvis uppgifter om stödjande av en sådan utbildningslinje som leder till fysiskt lätta arbetsuppgifter.

En del av de uppgifter vi samlar in är känsliga och vi förvarar känsliga personuppgifter för att tillhandahålla yrkesinriktad rehabilitering och handledning i anslutning till arbetsförmåga och karriär samt för verksamhetsstyrning. Med särskilda kategorier av personuppgifter, det vill säga så kallade ”känsliga personuppgifter” avses sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening, genetiska och biometriska uppgifter eller uppgifter om en fysisk persons hälsa, sexuella beteende eller sexuella läggning.

Sådana känsliga personuppgifter som sparas i vårt register är: försörjning (till exempel rehabiliteringsstöd och dess giltighet), skadenummer (olycksfall och trafikskadefall) samt avgränsning av uppdraget.  Känsliga uppgifter behandlas omsorgsfullt och med stöd av artikel 9.2 a i dataskyddsförordningen. Vi behandlar känsliga uppgifter om dig endast med ditt uttryckliga samtycke.

3. TILL VEM OCH I VILKA SITUATIONER LÄMNAR VI UT ELLER ÖVERFÖR VI DINA UPPGIFTER?

Vi behandlar dina uppgifter konfidentiellt och lämnar inte ut dem till tredje parter annat än i följande fall:

  • Med din separata tillåtelse kan uppgifterna överföras till våra samarbetspartner vid genomförande av en psykologbedömning då dessa enligt avtal tillhandahåller rehabiliteringsarbete. I vissa fall kan vi också överföra dina uppgifter till interna aktörer inom Baronakoncernen. Interna aktörer inom koncernen kan vara koncernens psykologer samt rekryterare inom olika branscher, om vi har kommit överens separat med dig om att involvera dessa personer i processen. Med samarbetspartner enligt avtal avses här externa psykologer som hör till nätverket och som kan utföra psykologiska bedömningar som stöd för rehabiliteringsarbetet.
  • Uppgifter kan vid behov och med din tillåtelse överföras till arbetsgivare som vid yrkesinriktad rehabilitering erbjuder en arbetsprövnings- eller arbetsträningsplats i syfte att hitta en arbetsuppgift som är lämplig för dig.
  • Vi kan vara tvungna att lämna ut en del uppgifter till myndigheterna eller rättsväsendet då det finns förutsättningar för detta i lagen. Vi gör detta endast på beslut av en behörig domstol, vid föreläggande av en myndighet eller vid en stämning.
  • I samband med företagsförvärv eller företagsarrangemang kan den förvärvande parten få tillgång till väsentliga kunduppgifter. Konfidentialiteten hos alla personuppgifter garanteras i sådana fall genom sekretessavtal.
  • Vi kan lämna ut dina personuppgifter till övriga tredje parter, om du har gett ditt samtycke till detta.

Vid behandlingen av de uppgifter vi samlat in använder vi även underleverantörer och tjänsteleverantörer inom teknisk administration och utveckling, till exempel utvecklare som utsetts av Wunderdog Oy och som har rätt att behandla dina uppgifter endast i den omfattning som krävs för de avtalade tjänsterna. Detta innebär att de inte kan använda dina uppgifter för egna ändamål. Vi ålägger dem genom avtal att se till att dataskyddsnivån är tillräcklig och att behandlingen är lagenlig.

Dina personuppgifter överförs inte till tredje parter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

4. HUR SER VI TILL ATT DINA UPPGIFTER BEHANDLAS PÅ ETT SÄKERT SÄTT?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder i syfte att skydda personuppgifterna från att försvinna, missbrukas eller från annat motsvarande olagligt tillträde. Sådana åtgärder är bland annat brandväggar, övervakning, krypteringsteknik och säkra utrymmen för utrustningen.

Tillgången till dina personuppgifter begränsas även internt genom åtkomstkontroll samt genom beviljande och övervakning av användarrättigheter. Dina personuppgifter behandlas bara av de anställda som har rätt till det inom ramen för sina arbetsuppgifter.

5. VILKA RÄTTIGHETER HAR DU I FRÅGA OM BEHANDLINGEN AV DINA PERSONUPPGIFTER?

Du har rätt att kontrollera vilka uppgifter vi har samlat in om dig i vårt register och att påverka hur vi använder uppgifterna. I vissa fall har du rätt att bli bortglömd eller att begära att dina uppgifter överförs till en annan personuppgiftsansvarig. Nedan beskriver vi vilka rättigheter du har inom ramen för den gällande lagstiftningen:

  • Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen av personuppgifterna grundar sig på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Du kan återkalla samtycket genom att meddela den personuppgiftsansvarige (tietosuoja.tyokykypalvelut@barona.fi eller Tölöviksgatan 3 B, 2:a vån., 00100 Helsingfors). Om du återkallar samtycket, kan vi inte längre tillhandahålla tjänsten, utan den avbryts.

  • Rätt att kontrollera och rätta uppgifter

Du har när som helst rätt att kontrollera vilka uppgifter vi har samlat in om dig eller få bekräftelse på att det inte finns personuppgifter om dig i vårt register. Om dina uppgifter är felaktiga eller ofullständiga, kan du lämna in en begäran om rättelse eller komplettering till oss.

  • Rätt att begränsa eller invända mot behandling

Om dina uppgifter inte stämmer till någon del, har du rätt att kräva att behandlingen tillfälligt begränsas, tills vi har försäkrat oss om att uppgifterna är korrekta.

  • Rätt att bli bortglömd

I vissa fall har du rätt att bli bortglömd. Vi tar bort eller anonymiserar alla uppgifter vi har samlat in om dig, om personuppgifterna inte längre behövs för det ändamål för vilket vi ursprungligen samlade in dem och vi inte har någon särskild lagstadgad skyldighet att bevara uppgifterna. Vi tar också bort personuppgifterna, om behandlingen av dem har grundat sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket, eller om du motsätter dig att personuppgifterna behandlas och det inte finns någon annan grund för behandlingen.

  • Rätt till dataportabilitet

Du kan begära överföring av dina personuppgifter, varvid vi sänder dig personuppgifterna i ett maskinläsbart format, så att du kan spara dem själv eller överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig (t.ex. en annan tjänsteleverantör). Om det är tekniskt möjligt, överför vi dina uppgifter också direkt till en annan personuppgiftsansvarig på din begäran. Detta är möjligt endast i sådana fall där vi behandlar personuppgifterna med ditt samtycke eller utifrån ett avtal och gäller endast sådana uppgifter som du själv har lämnat till oss.

  • Rätt att lämna in klagomål

Utöver ovan nämnda rättigheter har du rätt att lämna in ett klagomål om hur dina personuppgifter behandlas till den lokala dataskyddsmyndigheten. Vi rekommenderar dock att du först kontaktar den personuppgiftsansvariges kontaktperson som nämns i slutet av dataskyddsbeskrivningen.

Begäran om kontroll eller borttagning av uppgifterna, begäran om begränsad behandling eller begäran om överföring ska lämnas per e-post till:
tietosuoja.tyokykypalvelut@barona.fi

eller per post till: 
Barona Työkykypalvelut Oy
Kalle Pulkkanen/Dataskydd
Tölöviksgatan 3 B, 2:a vån.,
00100 Helsingfors


För att vi ska kunna söka efter dina uppgifter och verifiera din begäran om uppgifter ska du i samband med begäran lämna ditt namn, dina kontaktuppgifter och din personbeteckning. Vi svarar på din begäran en månad efter att vi fått den, på det sätt du önskar, antingen per e-post eller till den postadress du uppgett.

Om du har frågor om ovan nämnda rättigheter, vänligen kontakta oss: tietosuoja.tyokykypalvelut@barona.fi
Barona Työkykypalvelut Oy
Kalle Pulkkanen/Dataskydd
Tölöviksgatan 3 B, 2:a vån.,
00100 Helsingfors.

6.  HUR LAGRAR VI DINA UPPGIFTER?

Vi lagrar dina uppgifter bara så länge som det behövs för de syften som anges i punkt [1] och alltid inom lagens gränser, eller tills vi av dig får en begäran om att ta bort uppgifterna.

Ett år efter att kundrelationen har upphört avidentifieras dina personuppgifter genom att oåterkalleligen ändra dem till ett sådant format där en enskild person inte längre kan identifieras. Under processerna som inbegriper yrkesinriktad rehabilitering, karriärservice och omställningstjänster kan även dokument som innehåller personuppgifter behandlas med ditt samtycke. Sådana är till exempel arbetsansökningar eller CV, bland annat när vi coachar dig vid jobbsökning eller söker efter möjlig arbetsprövning. Alla sådana dokument som innehåller personuppgifter tas bort permanent inom tre (3) månader efter att kundrelationen upphört.

Ett år efter att kundrelationen upphört anonymiserar vi dina uppgifter, så att de inte kan kopplas till dig som person. Vi bevarar de anonymiserade uppgifterna, för att vi ska kunna analysera och utveckla tjänsterna.

7. ÄNDRINGAR I DATASKYDDSBESKRIVNINGEN

Vi utvecklar kontinuerligt vår dataskyddspraxis och därför kan vi tidvis ändra denna dataskyddsbeskrivning. Ändringarna kan även bero på att lagstiftningen ändras. Vid behov kan vi även meddela dig direkt om ändringarna.

8. PERSONUPPGIFTSANSVARIG OCH KONTAKTUPPGIFTER 

Kontaktperson som ansvarar för registret: Barona Työkykypalvelut Oy
Kalle Pulkkanen
tietosuoja.tyokykypalvelut@barona.fi

Barona är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. 
Om du har frågor eller kommentarer, vänligen kontakta oss:
Barona Työkykypalvelut Oy

FO-nummer 1970081-6

Tölöviksgatan 3 B, 2:a vån.,

00100 Helsingfors.

Tfn 020 198 3460 (växel)